Votre courrier, qu'il soit d'ordre commercial, administratif ou privé, doit être lisible et agréable à parcourir. C'est pourquoi il faut respecter des normes de présentation. Ainsi, vous faciliterez la compréhension de vos interlocuteurs.

Une lettre se rédige sur du papier blanc non ligné de format A4 (21 x 29,7). C'est ce que l'on désigne sous l'appellation 'format standard'.

Une fois les marges délimitées (3 cm à gauche et en bas et 2 cm à droite), réservez un premier tiers supérieur de la feuille aux mentions annexes. Les deux autres tiers seront ensuite destinés au corps de la lettre, à la formule de politesse, à la signature et éventuellement au post-scriptum.

Les mentions annexes

De haut en bas, sur la partie gauche de la lettre, notez toutes vos références: nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse mail. Ensuite, si la lettre est envoyée en recommandé, inscrivez-le sous la forme suivante: 'Lettre recommandée avec accusé de réception'. Puis précisez l'objet du courrier. De cette façon, avant de parcourir le texte, le destinataire saura tout de suite de quelle affaire il s'agit.

Sur la partie droite de la lettre, et toujours de haut en bas, notez les coordonnées du destinataire, puis le lieu d'origine et la date de la lettre (ne mettez pas de majuscule au mois).

Le corps de la lettre

Débutez toujours par une formule d'appel : 'Monsieur' ou 'Madame', suivi éventuellement du titre qui convient, comme 'Monsieur le Directeur' ou 'Monsieur le Percepteur'. Sautez l'équivalent d'une ligne puis commencez votre développement. Terminez-le par la formule de politesse adéquate et enfin, signez.